เพื่อให้การเบิกจ่ายค่าธรรมเนียมหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องเป็นไปตามหลักการ “ประหยัดและจำเป็น” สำนักงานผู้ดูแลนักเรียนในสหรัฐอเมริกา จึงขอกำหนดหลักเกณฑ์การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายดังกล่าว ดังนี้

แนวปฏิบัติทั่วไป

ค่าธรรมเนียมการขอหนังสือเดินทางอิเล็กทรอนิกส์

• ให้เบิกได้ตามที่จ่ายจริง ไม่ว่านักเรียนฯ จะยื่นคำขอหนังสือเดินทางฯ ณ ที่ใด ทั้งนี้
  นักเรียนฯ ต้องแนบใบเสร็จรับเงินประกอบคำขอเบิกเงินด้วย

ค่าที่พัก

• สำหรับนักเรียนฯ ที่ต้องไปยื่นคำขอหนังสือฯ ณ สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุงวอชิงตัน ดีซี จะมีสิทธิ์เบิกค่าที่พัก ได้เฉพาะกรณีที่สำนักงานผู้ดูแลนักเรียนในสหรัฐฯ ไม่สามารถจัดหาที่พักในหอพักของสำนักงานให้ เท่านั้น  ทั้งนี้ ให้นักเรียนฯ ติดต่อ สนร. เพื่อจองหอพักล่วงหน้า
• ส่วนนักเรียนฯ ที่ต้องไปยื่นคำขอหนังสือฯ ที่อื่น จะมีสิทธิ์เบิกค่าที่พักได้ ต่อเมื่อสถานศึกษาที่นักเรียนฯ กำลังศึกษา ตั้งอยู่ห่างจากสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไม่น้อยกว่า 150 ไมล์
• นักเรียนฯ มีสิทธิ์เบิกได้เฉพาะค่าพัก (ไม่รวมค่าอาหาร ค่าโทรศัพท์ ฯลฯ) ในห้องชั้นประหยัดตามที่จ่ายจริง แต่ไม่เกิน $150 และมีสิทธิ์เบิกค่าที่พักได้เพียง 1 คืน โดยนักเรียนฯ จะต้องแนบใบเสร็จรับเงินซึ่งลงวันที่เดียวกับหรือวันติดกับวันที่ยื่นคำขอหนังสือฯ  และใบเสร็จรับเงินต้องมีชื่อสกุลผู้เข้าพักตรงกับชื่อผู้ขอเบิก

ค่าเดินทาง

กรณีเดินทางโดยเครื่องบิน

• นักเรียนฯ จะมีสิทธิ์เบิกค่าโดยสารเครื่องบินชั้นประหยัดตามที่จ่ายจริงได้เต็มจำนวน ต่อเมื่อนักเรียนฯ ซื้อตั๋วโดยสารเครื่องบินล่วงหน้าอย่างน้อย 14 วัน แต่ไม่เกิน 60 วัน
• หากผู้ใดซื้อตั๋วล่วงหน้าน้อยกว่า 14 วัน หรือเกินกว่า 60 วัน ผู้นั้นจะมีสิทธิ์เบิกค่าโดยสารเครื่องบินฯ ชั้นประหยัดได้เพียงร้อยละ 70 ของจำนวนเงินที่จ่ายจริง  ยกเว้นกรณีที่ นักเรียนฯ แสดงหลักฐานว่า การซื้อตั๋วโดยสารดังกล่าวสามารถซื้อได้ราคาที่ถูกกว่าการซื้อภายในช่วงเวลาที่กำหนด หรือนักเรียนฯ มีเหตุผลความจำเป็นอันหลีกเลี่ยงมิได้ที่ต้องซื้อนอกระยะเวลาที่กำหนด
• ตั๋วโดยสารเครื่องบินจะต้องเป็นการเดินทางจากเมืองที่สถานศึกษาตั้งอยู่หรือเมืองใกล้เคียงไปเมืองที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลตั้งอยู่  ทั้งนี้ นักเรียนต้องแนบใบเสร็จรับเงินค่าตั๋วโดยสารเครื่องบิน กำหนดการเดินทาง (Itinerary) และหางตั๋ว (Boarding Pass Stub) มาประกอบการขอเบิกด้วย

กรณีเดินทางโดยรถไฟหรือรถประจำทางสาธารณะ (ไม่รวมแท๊กซี่ส่วนบุคคล)

• นักเรียนฯ มีสิทธิ์เบิกค่าโดยสารในชั้นประหยัดตามที่จ่ายจริง ทั้งนี้ นักเรียนฯ ต้องแนบใบเสร็จรับเงินค่าโดยสารรถไฟ หรือรถประจำทางสาธารณะ ประกอบการขอเบิกด้วย

อนึ่ง กรณีที่นักเรียนฯ ต้องเดินทางโดยเครื่องบินฯ หรือรถไฟ แล้วต่อด้วยรถประจำทางสาธารณะ ก็ให้มีสิทธิ์เบิกค่าใช้จ่ายได้ตามหลักเกณฑ์ข้างต้น

การมีผลใช้บังคับ

• นักเรียนฯ ที่ยื่นคำขอหนังสือเดินทางระหว่างวันที่ 1 สิงหาคม 2548 จนถึงวันที่ 7 กุมภาพันธ์ 2549 จะมีสิทธิ์เบิกค่าธรรมเนียมหนังสือเดินทาง ค่าที่พัก และค่าเดินทาง ตามที่จ่ายจริง  ส่วนนักเรียนฯ ที่ยื่นคำขอหนังสือเดินทาง ตั้งแต่วันที่ 8 กุมภาพันธ์ 2549 เป็นต้นไป จะมีสิทธิ์เบิกจ่ายตามหลักเกณฑ์ข้างต้น